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Buchhaltungs- und Administrationsassistenz (m/w/n) - 20h / Woche

Permanent employee, Part-time · Remote
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Background
Komm zu Next Level Coffee, unserem revolutionären IoT-Kaffee-Ökosystem Startup. Unsere Mission ist es, das Kaffeeerlebnis zu Hause mit unseren Premium-Produkten – Kaffeemaschine, Mühle, App und mehr – neu zu gestalten. Der Launch von nunc. steht für 2025 an und bringt Innovation und Komfort für Kaffeeliebhaber auf der ganzen Welt zusammen. Mit starker finanzieller Unterstützung und einem dynamischen Team sind wir bereit für schnelles Wachstum. Bist du bereit, die Art und Weise, wie die Welt Kaffee genießt, zu verändern? Werde Teil unseres Teams!
So what is the role?
Wir suchen eine engagierte und gut organisierte Teilzeitkraft (20 Std./Woche), die unser Team im Bereich Buchhaltung und Administration unterstützt. In dieser Rolle arbeitest du eng mit unserem Steuerberater sowie unserem Finance Lead zusammen und bist intern zentrale:r Ansprechpartner:in für Themen rund um Buchhaltung und Rechnungen:

  • Operative Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Eingangsrechnungsprozess

  • Ansprechpartner:in für buchhaltungs- und rechnungsbezogene Rückfragen im Team

  • Prüfung von Eingangsrechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit

  • Kommunikation mit Lieferanten bei Rückfragen oder Unstimmigkeiten

  • Abstimmung mit dem Steuerberater bei buchhalterischen Themen

  • Überwachung von Fristen, Mahnungen und offenen Zahlungen

  • Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen

  • Mitgestaltung effizienter Buchhaltungsprozesse und Workflows

  • Weiterentwicklung unserer internen Buchhaltungslogik

  • Unterstützung bei der Einführung neuer Tools und Automatisierungen im Finanzbereich

This is the next level you achieve after 6 months:

  • Du kennst unseren Kontenrahmen sowie unsere buchhalterischen Prozesse im Detail

  • Du bereitest unsere Buchhaltung eigenständig vor und bist zuverlässige Schnittstelle zwischen Steuerberatung und Team

  • Du behältst stets den Überblick über offene und ungeklärte Fälle und treibst deren Klärung proaktiv voran

  • Du leistest einen aktiven Beitrag zu pünktlichen und korrekten Monatsabschlüssen

What you need for this role:

  • Erfahrung in der Buchhaltung – idealerweise in Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung

  • Sicherer Umgang mit Buchungskonten nach deutschem Standard

  • Vertraut im Umgang mit digitalen Tools (z. B. DATEV Unternehmen Online, Moss; idealerweise auch Shopify o. Ä.)

  • Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise

  • Ausgeprägte Genauigkeit und Auge fürs Detail

  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch – intern wie extern

  • Teamorientierung und hohe Eigeninitiative

  • Affinität zu digitalen, modernen Arbeitsweisen

What we deliver on:
  • Wir möchten großartige Dinge mit einem großartigen Team erreichen – das funktioniert nur mit einer #nofilter und #nobullshit Einstellung.
  • Eine riesige Chance, von Anfang an dabei zu sein und ein Unternehmen mit aufzubauen – du arbeitest an unserer gemeinsamen Vision, unserem Produkt und unseren Werten!
  • Du bist in best in class – und wirst befähigt, erstklassige Entscheidungen zu treffen.
  • Wir lieben es, visuell zu arbeiten und das Endergebnis im Blick zu haben, dann schnell zu bauen und schnell zu lernen, um es zu erreichen.
  • Wir lieben Menschen, wir lieben Kaffee und die Zusammenarbeit mit der Kaffeegemeinschaft, vom Anbau bis zur Tasse.
  • Hybrides Arbeiten – du arbeitest remote, aber einmal im Monat treffen wir uns für 2-4 Tage in Konstanz, den Alpen oder auf Mallorca.
  • Dein Home-Office-Setup ist auf deine Arbeitsbedürfnisse zugeschnitten.
  • Fitnessprogramme, Kindergartenzuschuss, Kaffeeversorgung für zu Hause und viele weitere Benefits warten auf dich.
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Über uns
Next Level Coffee aims to bring the best coffee to the best place: Home. In 2023, we plan to launch the nunc. system (machine, grinder, app, etc.). We have strong supporters, so our financial funding is secured for all necessary activities. Join and create a fantastic brand, product & company!
Background
Join Next Level Coffee, the trailblazers behind nunc., our cutting-edge IoT coffee ecosystem. We're on a mission to revolutionize home coffee experiences with our premium products—coffee machine, grinder, app, and more. Launching in 2025, nunc. combines innovation and convenience for coffee lovers everywhere. With strong financial backing and a dynamic team, we're poised for rapid growth. Ready to transform the way the world enjoys coffee? Join us!
So what is the role?
We’re looking for a committed and well-organized part-time (20h/week) team member to support our accounting and administrative operations. In this role, you'll work closely with our tax advisor and Finance Lead and act as an internal point of contact for a variety of topics related to bookkeeping and invoices:

  • Manage operational accounting tasks (pre-accounting) and incoming invoice processes
  • Serve as internal contact for accounting- and invoice-related questions
  • Review incoming invoices for accuracy and completeness
  • Communicate with suppliers to resolve invoice issues
  • Coordinate with our tax advisor regarding any bookkeeping inquiries
  • Support in monitoring invoices, reminders and due dates
  • Support monthly and annual closing processes
  • Contribute to the development of efficient accounting workflows
  • Further development of our accounting and our current accounting logic
  • Assist in implementing new tools and automations in the accounting area
This is the next level you achieve after 6 months:
  • You understand our chart of accounts and the underlying accounting workflows in detail
  • You independently prepare our bookkeeping and act as a reliable interface between the tax advisor and our colleauges
  • You maintain a clear overview of open or unclear cases and proactively drive their resolution
  • You actively and reliably support timely and accurate monthly closings
What you need for this role:
  • Experience in accounting, ideally in collaboration with a tax advisor
  • Confident handling of account assignment in accordance with German accounting standards
  • Confident use of digital tools (e.g., DATEV Unternehmen Online, Moss; ideally also Shopify or similar platforms)
  • Structured, independent and a proactive working style
  • Strong attention to detail
  • Excellent communication skills in both German and English, with internal and external stakeholders
  • Strong team player
  • Affinity for digital and modern ways of working
What we deliver on:
  • We want to do great stuff with a great team – this only works with a #nofilterand #nobullshitattitude.  
  • Huge opportunity to join early stage and build a company – you work on our common vision, product and values!  
  • You are best in class – and are enabled to make best in class decisions.   
  • We love working visually and with the end result in mind, then get there by building fast and learning fast.
  • We love humans, we love coffee and working with the coffee community, from farm to cup. 
  • Hybrid working - you work remotely, but once a month we meet for 2-4 days in Konstanz, the Alps, or Mallorca. 
  • Your home office setup tailored to your workday needs.
  • Fitness programs, childcare subsidies, a home coffee supply, and many more benefits await you. 
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About us
Next Level Coffee aims to bring the best coffee to the best place: Home. In 2025, we plan to launch the nunc. system (machine, grinder, app, etc.). We have strong supporters, so our financial funding is secured for all necessary activities. Join and create a fantastic brand, product & company!
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